OBJETIVO
Adoptar lo establecido en la normativa vigente en materia de protección de datos personales, en especial la Ley 1581 de 2012, su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen, con el fin de informar los aspectos relevantes en relación con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión de datos de carácter personal, que EL RESPONSABLE realiza con los datos en virtud de la autorización que ha sido otorgada por el titular para realizar el tratamiento.
El objetivo de la presente Política es dar a conocer a todos los grupos de interés o usuarios sobre los cuales se recolecte información personal, los tipos de datos, las categorias, procedimientos y finalidades sobre los cuales EL RESPONSABLE realiza el tratamiento de información personal y los derechos que le asisten a los titulares, en virtud del derecho fundamental de Habeas Data, asi como el procedimiento para ejercerlos.
APLICACIÓN
La presente Política aplica para las bases de datos físicas o automatizadas, cuyos datos hayan sido recolectados de manera directa, en formatos en sitio, en la web o a través de aliados o encargados en el terriotorio nacional o en terceros paises, y que proporcionen estándares adecuados en relación con la protección de datos personales, de conformidad con lo previsto en el articulo 26 de la ley 1581 de 2012.
La Política regirá para todos aquellos procesos donde se recolecten, administren, compartan, procesen, almacenen, analicen, circulen y de manera general se traten datos de carácter personal.
DEFINICIONES
• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el RESPONSABLE, dirigida al titular del dato para el tratamiento de su información personal, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la politica o protocolos para el tratamiento de la información que le serán aplicables, la manera de acceder a la documentación y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• DATO PRIVADO: Están relacionados con el ámbito privado de las personas, datos contenidos en documentos privados, gustos o datos de contacto personales.
• DATO PÚBLICO: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• DATO SEMIPRIVADO: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción, interesan a cierto sector o grupo de personas, como datos financieros, crediticios, académicos, laborales, entre otros.
• CONSULTA: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para acceder a la información personal que repose en cualquier base de datos.
• DATO SENSIBLE: Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, en los términos que define la ley.
• ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del RESPONSABLE del Tratamiento.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.
• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales al Responsable.
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, entre otros.
• TRANSFERENCIA: se refiere al envio por parte del Responsable del Tratamiento a otro Responsable, persona natural o jurídica, dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento de la información personal.
• TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos, dentro o fuera del territorio nacional que tiene por objeto la realización de un tratamiento del Encargado, por cuenta del Responsable.
PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En todo el ciclo del dato personal, es decir, en la recolección, almacenamiento, uso, intercambio y disposición en general de datos personales, El Responsable aplicará de manera armónica e integral por lo menos, los siguientes principios:
• PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento a que se refiere el presente documento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual se determina en este mismo documento, y es informada al Titular para efectos de su autorización.
• PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veráz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. El Responsable no hará Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento de datos, se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones constitucionales y la ley.
• PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado a que se refiere la ley, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, deberán garantizar la reserva de la información, inclusive después de terminar su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro de datos personales si mantienen vinculo con El Responsable y cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
NORMATIVA
• Constitución Politica de Colombia
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1074 de 2015
• Decreto reglamentario 1727 de 2009
• Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012
• Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, y C-748 del 2011.
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
BERNARDO PEÑA C, identificado con cédula de ciudadanía Nº 94471152, actúa en calidad de Responsable del tratamiento de la información de carácter personal, y se encuentra ubicado en la Carrera 71 #42-33, Medellín- Colombia. Correo electrónico [email protected]; Teléfono (057) -4- 5817568.
TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO
La información objeto de tratamiento estará constituida en mayor medida por los datos personales que suministran o han suministrado los titulares de la información o aquellos sobre los cuales se ha obtenido consentimiento informado, los siguientes son algunos de los grupos de interes sobre los cuales El Responsable realiza tratamiento:
• Clientes actuales o potenciales
• Asistentes a eventos sociales, empresariales y/o particulares.
• Referidos
• Proveedores
• Aliados
• Colaboradores o aspirantes
DESARROLLO DE LA PRESENTE POLÍTICA
El Responsable incorpora dentro de su actividad, el ejercicio de los derechos de los titulares o interesados en cuanto a la uso responsable y respetuoso de su información personal. Es por esto que en desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos estará limitada a aquellos datos personales que sean pertinentes y necesarios para las finalidades propias de la actividad del Responsable y durante el tiempo que de acuerdo con las finalidades justifiquen su tratamiento.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
El Responsable manifiesta que los datos personales serán tratados conforme los principios definidos en la Ley 1581 de 2012 y que, la recolección, uso, circulación, administración, transmisión, transferencia y, en general, cualquier forma de tratamiento sobre los mismos, se realizará de acuerdo con las siguientes finalidades que previamente serán informadas, correspondiendo, en cualquier caso, al desarrollo de la actividad del Responsable.
El Responsable tratará la información de carácter personal, para las siguientes finalidades:
• Registro de usuarios.
• Actualización de datos personales y generales.
• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de El Responsable.
• Desarrollo y promoción en internet, redes sociales y cualquier otro tipo de plataforma sobre productos o actividades relacionadas con la fotografia, videos, audios, impresiones, entre otros.
• Participación en concursos, festivales o cualquier otro evento relacionado, en el que se requiera publicar, enviar, compartir, transmitir, transferir o desarrollar actividades relacionadas con el ejercicio propio del Responsable.
• Diseño y creación de portafolio de servicios.
• Analisis de información para mejorar la oferta de servicios.
• Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados por El Responsable para tal efecto.
• Enviar y recibir mensajes por medio fisicos, redes sociales, electrónicos, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS), mensajeria instantanea, o a través de cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocerse con fines de prospección contractual, comercial, publicitario y/o de atención al cliente.
• Firma electronica y digital de documentos.
• Transmitir o Transferir a aliados o terceros, a nivel nacional y a terceros países la información personal recolectada, dentro de los lineamientos legales y aquellos determinados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Transferir o transmitir los datos personales recolectados a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación con su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales o contractuales.
• Otras actividades relacionadas con los servicios que ofrece el Responsable y que necesariamente deba tratar la información o datos personales de los grupos de interes, o personas relacionadas con alguno(s) de los productos y/o servicios.
• Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por El Responsable.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
• Conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos de carácter personal y revocar la autorización de tratamiento de los mismos.
• Autorizar el tratamiento de la información personal.
• Acceder de forma ágil y gratuita a los datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos en que no sea necesaria la autorización.
• Formular consultas y reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de datos personales de acuerdo con lo previsto en la ley y en los términos de la presente política.
• Las demás que indique la normas vigentes.
Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el Titular de datos personales, su apoderado o su causahabiente, según sea el caso. Si el Titular desea ejercer su derecho fundamental de Habeas Data a través de representante legal, deberá presentar un poder general o especial debidamente autenticado.
A continuación, se describe el contenido y detalle de cada uno de los derechos que el Titular de los datos personales, puede ejercer:
a. Derecho de acceso. Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a cualquier forma de Tratamiento por parte del Responsable en los términos expresados en la Ley, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido transmitidos o transferidos a terceros y, por ende, la identificación de esos terceros.
b. Derecho de actualización. Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por El Responsable como datos personales en los términos expresados en la norma.
c. Derechos de rectificación. Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al Responsable del Tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.
d. Solicitud de supresión o cancelación del dato. El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del Responsable, con el único fin de que estos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del Responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en las bases de datos o archivos.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto. El Responsable puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.
• Los datos constituyan un soporte para la operación normal de El Responsable y que deba ser conservada por esta en virtud de la Ley o sus procesos internos.
CATEGORIA DE DATOS SENSIBLES
El titular tiene derecho a no suministrar cualquier información de carácter sensible solicitada por el Responsable, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, vida sexual, biometricos o datos relativos a la salud, adicionalmente, El Responsable identificará los datos sensibles que eventualmente llegare a recopilar o procesar para:
• Reforzar el control frente al tratamiento de este tipo de datos, lo cual se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normativa vigente en materia de protección de datos.
• Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar este tipo de información.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos, es fundamental la autorización previa, expresa e informada del Titular, como uno de los habilitadores legales, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior de acuerdo con el articulo 9 de la Ley 1581 de 2012.
EXCEPCIONES A LA AUTORIZACIÓN
La autorización del titular no será necesaria en los siguientes eventos:
• Información requerida por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública
• Casos de urgencia medica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadisticos o cientificos.
TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
BERNARDO PEÑA C, actuando en calidad de Responsable del tratamiento, velará porque en el uso de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, se tenga como principio superior el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes y reconoce que se encuentra prohibido el tratamiento de datos personales de menores de edad, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo Responsable y Encargado involucrado en el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA
Los Titulares podrán ejercer el derecho fundamental de Habeas Data en cualquier tiempo para garantizar su derecho de acceso, rectificación, cancelación, supresión y prueba de la autorización ante El Responsable a través de cualquiera de los siguientes canales de contacto habilitados:
• Domicilio principal: podrá dirigirse al domicilio principal de EL Responsable, ubicado en la Carrera 71 # 42-33, Medellín-Colombia.
• Teléfonos: (057)-4- 5817568 o 3137449114
• Correo electrónico: podrá dirigirse vía correo electrónico a [email protected]
PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS Y RECLAMOS
a. Procedimiento de Consulta: La consulta se formulará a través de los canales habilitados por El Responsable y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b. Procedimiento de Reclamo: El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de El Responsable debe ser objeto de corrección, actualización, revocatoria o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en Ley 1581 de 2012, podrá presentar un reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
i. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable o al Encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
ii. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
iii. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.
iv. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y las causas que lo motivaron. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.
v. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
DEBERES DEL RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO
El Responsable del Tratamiento deberá dar cumplimiento a las siguientes disposiciones:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data;
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
En aquellos casos en que BERNARDO PEÑA C, actue como Encargado del Tratamiento, deberá dar cumplimiento a las siguientes disposiciones:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data;
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de ley.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
El presente política entra en vigencia a partir del día 30 de octubre del 2020, y podrá ser modificada en cualquier momento, en cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen, así como atendiendo las instrucciones, documentos o reglamentos de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás entes de control.
BERNARDO PEÑA C
CC. 94471152
Responsable del tratamiento